Основный типы данных в эксель. Типы данных в Excel и их ввод. Табличный процессор Microsoft Excel

Excel распознает два основных типа данных:

текст , то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки);

числа , различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые пользователю вычисления.

Данные текстового типа используются, как правило, для обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в строках и столбцах, а также для комментариев.

Данные числового типа используются для числовых величин (или ссылок на соответствующие ячейки) и связывающих их арифметических операций.

Например, данными числового типа в Excel являются следующие выражения:

• 200*В5=1000 (если в ячейке В5 находится число 5);

  А7/В4=20 (если, например, А7=80, а В4=4).

При вводе десятичных чисел используется запятая (, ) в качестве десятичного разделителя.

При обработке формул Excel придерживается основных математических правил:

В первую очередь вычисляются выражения внутри круглых скобок.

Умножение и деление выполняются раньше сложения и вычитания.

Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.

Для изменения порядка выполнения операторов используют круглые скобки.

Если в формуле количество закрывающих и открывающих круглых скобок не совпадает, выводится сообщение «Несоответствие скобок» и выделяется ошибочная часть формулы.

Понятие относительной и абсолютной адресации

При копировании формул все адреса ячеек меняются с учетом изменения номера строки и/или имени столбца. Такой адрес, который меняется, называется относительным . Иногда это не нужно, т.к. в формуле надо всегда ссылаться на фиксированную ячейку.

В этом случае, чтобы показать, что при копировании адрес должен оставаться фиксированным, используется абсолютный адрес , который получается из относительного путем добавления знака $ перед номером строки и/или именем столбца.

Возможные адреса:

$ F $1 - фиксируется ячейка.

C $3 – пересчитывается № столбца.

$ D 5 – пересчитывается № строки.

Т. е. для пересчета на курс $ в ячейку D1 записать формулу: =B1/$F$1, где $ - перед F и 1 есть команда Excel не пересчитывать адрес ячейки при копировании формулы.

Функции Excel – это стандартизированные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Они сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис.

Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами , и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

Имя функции(<аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.) , где:

Имя функции – показывает в программе, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ и др.

Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат. Аргументы перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные аргументы. Отдельные аргументы разделяются символами точки с запятой (;).

Результат – значение, полученное при вычислении функции.

Многие математические операции в Excel производятся с использованием встроенных функций.

Функции могут быть выбраны из списка функций с помощью меню Вставка|Функция или с помощью нажатия пиктограммы f( x ) на стандартной панели инструментов с соответствующим выбором необходимой функции.

После выбора требуемой функции подключается Мастер функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы.

Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы:

Математические, арифметические и тригонометрические функции.

Функции для работы с датами и временем.

Финансовые функции.

Логические функции.

Функции для работы с базами данных.

Статистические функции.

Текстовые функции и др.

Математические и тригонометрические функции используются для выполнения элементарных вычислительных операций (вычитания, сложения, умножения, деления), а также возведения в степень, округления, логарифмических вычислений, операций над случайными числами и подсчета количества. В группу тригонометрических функций объединены прямые и обратные тригонометрические функции.

Функции для работы с датой и временем позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Значения даты и времени сохраняются и обрабатываются программой как числа. Начальной датой является 1 января 1900 г. Ей соответствует целое значение 1. Каждый следующий день представлен целочисленным значением на единицу большим значения предыдущей даты.

Финансовые функции решают в основном задачи расчета амортизации и определения процентов по займам и инвестициям, а также анализируют операции с ценными бумагами. Оперируя этими функциями, можно определить такие показатели, как текущая стоимость инвестиций, доходность ценных бумаг и прочие.

Логические функции оперируют с логическими значениями и результат их также представляет собой логическое значение – ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Функции для работы с базами данных применяются для работы с базами данных (списками) и таблицами с соответствующей структурой данных. С помощью этих функций можно выполнять анализ данных рабочего листа.

Статистические функции позволяют решать множество различных задач как сложных профессиональных, так и простых, например, определение арифметического среднего.

Текстовые функции используются при работе с текстом, позволяют искать, заменять или объединять определенные последовательности символов, а также подсчитывать количество символов и многое другое.

Десять последних функций, применяемых пользователем, Excel автоматически группирует в категорию «10 недавно использовавшихся».

В ячейки может вводиться разнообразная по типу информация: числа, символы, время, дата, логические константы (истина или ложь), формулы, осуществляющие вычисление значений. Для изменения внешнего представления данных в ячейках таблицы осуществляется форматирование – панель инструментов Главная (рис. 12.7).

Рис. 12.7.

Вкладка Число обеспечивает задание типа числового формата, определение числа десятичных знаков (рис. 12.8).

Вкладка Выравнивание обеспечивает задание порядка выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и вертикали, ориентации текста (поворот от +90 до -90°), разбивки текста на строки и переноса по словам, а также объединение ячеек и автоподбор ширины столбца (рис. 12.9).

Вкладка Шрифт обеспечивает выбор типа и размера шрифта, стиля начертания и дополнительных текстовых эффектов; Граница – выбор

Рис. 12.8.

Рис. 12.9.

цвета и типа линии, способа обрамления ячеек; Вид – выбор цвета и узора заливки ячеек; Защита – установку защиты ячеек, скрытие формул.

Формулы и функции

Ввод формулы всегда начинают со знака "равно" (=) или "плюс" (+)

Например: = 46 + 55; = 200 * В5; = А7/В4.

Примечания.

• 1. В ячейке, содержащей формулу (по умолчанию), виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.
• 2. Excel вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу.
• 3. Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран последовательность символов "#######", говорящую о том, что необходимо увеличить ширину столбца.
• 4. При вводе десятичных чисел используется запятая (,) в качестве десятичного разделителя.

Функции Excel – это заранее определенные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности.

Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами , и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

Имя функции (<аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.)

Имя функции показывает, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ и др.

Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат.

Они перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные аргументы. Отдельные аргументы разделяются символом "точка с запятой" (;).

Результат – значение, полученное при вычислении функции.

Многие математические операции в Excel производятся с использованием встроенных функций.

Функции могут быть выбраны из списка функций с помощью меню Вставка/Функция или путем нажатия пиктограммы fx на стандартной панели инструментов с соответствующим набором необходимых функций.

После выбора требуемой функции подключается Мастер функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы.

Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы: математические, арифметические и тригонометрические; для работы с датами и временем; финансовые; логические; для работы со ссылками и массивами; для работы с БД; статистические; текстовые и др.

В ячейку ЭТ можно ввести три типа данных:

· числа, представляющие количественные величины, и числа, рассматриваемые как даты и время. Число, как количественная величина – это последовательность символов, в которую входят цифры, знаки «+» и «-» (в начале последовательности) и запятая (или точка) как разделитель целой и дробной части. Они выравниваются по правому краю. Если число длиннее ячейки, то оно выводится в экспоненциальной форме (7,88Е+07) или если не помещается в экспоненциальной форме, то выводятся символы //////// и надо увеличить ширину ячейки. Обычно введенному числу сразу присваивается нужный формат (форма представления числа). При желании его можно изменить. Для этого служат следующие кнопки панели инструментов Форматирование или опции меню Формат / Ячейки, вкладка Число. В памяти компьютера числа хранятся с точностью до 15 знаков. При выводе на экран в соответствующем формате они округляются.

Чтобы программа воспринимала введенные данные как время и дату, нужно использовать стандартные форматы, например: 10.5.01, Авг 98, 25 Янв 01, 10 Окт, Апрель 99, 15:21, 5:21:04 и др. EXCEL не делает различия между строчными и прописными буквами и при вводе дат разрешает использовать точку (.), косую черту (/) или дефис (-);

· формулы, которые начинаются со знака «=» и используются для выполнения операций над содержимым ячеек. Например, =A2+C3*F7. Excel позволяет использовать на рабочем листе значения ячеек из других рабочих листов. Например формула = C5*Лист1!A1 находит произведение ячеек C5 текущего листа и A1 первого рабочего листа.

Расчет по формуле происходит автоматически или при нажатии на клавишу F9 (если в параметрах книги не установлена соответствующая опция). Мгновенный пересчет и вывод результата происходит также при изменении значений входящих в формулы операндов, в качестве которых могут использоваться адреса ячеек, числа и функции. Операнды в формулах соединяются между собой знаками арифметических операций: ^ (возведение в степень), * (умножение), / (деление), + (сложение), - (вычитание). При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо с соблюдением стандартных правил приоритета. Изменить порядок расчета можно с помощью круглых скобок;

· текст - это любая последовательность символов не являющаяся числом и не начинающаяся со знака равенства. Он выравнивается по левому краю и располагается по всем незанятым правым клеткам В ячейке может быть до 255 символов. Если текст в ячейку не помещается, то можно либо увеличить ширину ячейки (для этого надо встать на линию, разделяющую заголовки столбцов и перенести ее в нужное место), либо установить перенос слов внутри ячейки (Формат / Ячейки / Выравнивание и установить флажок «Переносить по словам»).

25 Охарактеризовать приемы работы с таблицами MS Excel: выделение и копирование ячеек, метод автоматического заполнения последовательностей. Привести типы адресации ячеек

Для выделение нужной области:

Чтобы выделить одну ячейку, нужно щелкнуть по ней;

Чтобы выделить диапазон ячеек, нужно протащить от верха левого до нужного правого угла диапазона Если нужно выделить несмежный диапазон ячеек, то следует удерживать клавишу Ctrl;

Для выделения строки нужно щелкнуть по ее номеру;

Для выделения столбца нужно щелкнуть по названию столбца;

Чтобы выделить весь лист, нужно щелкнуть на кнопке на пересечении номеров строк и названий столбцов.

Действия с выделенной областью:

1) Можно поместить в буфер обмена (Правка / Вырезать или кнопка Вырезать).

2) Поместить в буфер обмена без удаления из таблицы (Правка / Копировать или кнопка Копировать).

3) Вставить из буфера обмена (Правка / Вставить или кнопка Вставить).

Те же команды есть в контекстном меню, которое появляется, если щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной области.

Для ускорения вычислительных операций, а также для создания различных числовых, текстовых или иных последовательностей в смежных ячейках используют метод автоматического заполнения ячеек, который выполняется с помощью маркера заполнения – маленького черного квадратика, находящегося в правом нижнем углу выделенной ячейки или диапазона ячеек. Первоначально в одну или две ячейки (в зависимости от вида последовательности) вводят начальные значения последовательности, а затем маркер заполнения протаскивают по заполняемым ячейкам.

Виды адресов (ссылок) ячеек:

Относительный адрес - ссылка на ячейку, которая изменяется при копировании (через буфер обмена или методом автозаполнения) содержащей ее формулы в другое место. Например, формула = A1-B1, находящаяся в ячейке С1, при копировании в ячейку С2 (вниз на одну строку), превратится в = A2-B2.

Типы данных в Excel, вводимые в ячейки, принято разделять на числовые, текстовые и формулы. Форматов вводимых данных гораздо больше и все они практически относятся к числовому типу. По умолчанию все ячейки в новой созданной книге имеют общий формат и Эксель может автоматически назначать подходящий формат данных, если ему удается как-либо интерпретировать вводимые данные.

Числовые значения при вводе автоматически выравниваются по левому краю, а текстовые данные по правому краю. Это позволяет визуально определить в каком формате введено число, как текст или все же как число.

Если десятичные знаки в числовом значении, записываемом в ячейку общего формата, будут указываться через точку, то Эксель может интерпретировать данную запись как дату, и применить к ней соответствующее форматирование. Поэтому числовое значение с десятичными знаками лучше всего записывать через запятую.

К текстовым данным относятся все возможные символы, которые можно ввести с клавиатуры, при этом такие символы как плюс, минус и круглые скобки могут использоваться в числовом типе данных. Например, запись числового значения в круглых скобках будет интерпретироваться Экселем как отрицательное число, и будет автоматически добавлен знак минус вместо скобок.

Результат работы формулы может относится как к числовым, так и к текстовым данным. Запись формулы всегда начинается со знака равно.

Чтобы поменять тип данных в ячейке, достаточно выделить ячейку и выбрать в меню соответствующий тип или формат.

В Экселе довольно много форматов данных, которые в списке меню представлены только названиями. Чтобы посмотреть более подробное описание каждого формата, необходимо в меню выбрать «Все форматы» либо нажать соответствующий значок в разделе «Число» на вкладке «Главная» для входа в расширенные настройки.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих видов: символьные; числовые; формулы и функции, а также даты.

Символьные (текстовые) данные включают в себя алфавитные, числовые и специальные символы. Текстовые данные выравниваются по умолчанию по левому краю ячейки.

Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, а только цифры, т.к. с ними производят математические операции. Целая часть числа отделяется от дробной знаком запятая «,». Числовые данные выравниваются по правому краю ячейки.

Формулы. Любая формула начинается со знака равно. После чего идет математическое выражение, состоящее из цифр, адресов ячеек (ссылок) и знаков математических операций. После ввода формулы всегда активизируется кнопка «Enter» на клавиатуре или в строке формул (ввода). Ссылки в формуле выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях.

По умолчанию ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные . Это означает, что адреса в ссылках, содержащих исходное данное (операнд), при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная. Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная . При полной абсолютной адресации знак $ ставится как перед именем столбца, так и перед именем строки (применяется клавиша F 4) . При частичной абсолютной ссылки указывается знак $ или перед именем строки (чтобы не менялась строка при перемещении или копировании), или перед именем столбца (чтобы не менялся столбец при копировании или перемещении).

Функции. Они представляют собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функции можно считать частным случаем формулы, т.е. это зависимость одной переменной от одной или нескольких переменных. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций:

− математические – выполняют различные математические операции – вычисление логарифмов, тригонометрических функций и т.д.;

− статистические – выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений;

− текстовые – выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов;

− логические – используются для построения логических выражений;

− финансовые – используются в финансовых расчетах, например, вычисление амортизации, определение процентной ставки и т.д.;

− функции даты и времени и т.д.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми.

При создании формулы или функции могут произойти следующие стандартные ошибки:

##### – числовые данные не помещаются в ячейку по ширине, или при вычислении по формуле из даты вычитается более поздняя;

#ДЕЛ/0 – в знаменатели формулы находится нулевое значение, или ссылка на пустую ячейку;

#ЧИСЛО! – при вычислении получилось число, слишком большое или слишком маленькое для программы;

#ИМЯ? – опечатка в имени функции или имени ячейки (диапазона);

#ЗНАЧ! – у функции пропущен обязательный параметр или в качестве параметра использована ссылка на пустую ячейку или ячейку с данными, тип которых не соответствует типу нужного параметра.