Настройка папок в outlook. Ограничение на размер правил в Outlook. Обновление правил из более ранней версии

Общие сведения об Outlook

Программа Microsoft Outlook 2010 предоставляет высококачественные средства управления рабочей и личной почтой более чем 500 миллионам пользователей Microsoft Office по всему миру. Выпуск Outlook 2010 оснащен широким набором функций, которые помогут вам оставаться на связи на работе, дома и на учебе.

Новый внешний вид Outlook 2010 и его расширенные возможности по организации почты, поиску, общению и использованию социальных сетей позволяют насладиться первоклассной возможностью продуктивно работать и оставаться на связи с коллегами и родными.

Добавление учетной записи электронной почты

Чтобы отправлять и получать сообщения с помощью Outlook 2010, нужно добавить в программу учетную запись электронной почты и настроить ее. Если вы использовали более раннюю версию Microsoft Outlook на том же компьютере, где установлена программа Outlook 2010, параметры учетной записи импортируются автоматически.

Если вы впервые используете Outlook или устанавливаете Outlook 2010 на новый компьютер, автоматически запускается компонент "Автоматическая настройка учетной записи", который помогает настроить параметры учетных записей электронной почты. Для настройки требуется только ваше имя, адрес электронной почты и пароль. Если учетную запись почты не удалось настроить автоматически, необходимо вручную ввести требуемые сведения.

Откройте вкладку Файл .

В разделе Сведения об учетной записи нажмите кнопку Добавление учетной записи .

Настройка электронной почты Outlook .

Примечание: Инструкции по добавлению учетной записи Outlook.com (прежнее название - Hotmail) см. в разделе Добавление учетной записи Outlook.com в Outlook для Windows .

Создание сообщения электронной почты

Outlook 2010 позволяет отправлять сообщения одному или нескольким получателям, используя широкий набор функций и настроек.

Выберите представление Почта , перейдите на вкладку Главная и в группе Создать щелкните команду Создать сообщение .

Сочетание клавиш. Чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+M.

Дополнительные сведения см. в статье Создание сообщений электронной почты .

Пересылка сообщения электронной почты или ответ на него

На вкладке Главная или Сообщение в группе Ответить щелкните команду Ответить , Ответить всем или Переслать .

Примечание: Название вкладки зависит от того, выбрано ли сообщение в списке сообщений или открыто в отдельном окне.

Чтобы удалить имя из полей Кому и Копия , щелкните его и нажмите клавишу DELETE. Чтобы добавить получателя, щелкните в поле Кому , Копия или СК и введите имя.

Дополнительные сведения см. в статье Ответ на сообщение электронной почты или его пересылка .

Добавление вложения в сообщение электронной почты

В сообщения электронной почты можно вкладывать файлы. В отправляемые письма также можно вкладывать другие элементы Outlook, например сообщения, контакты или задачи.

Создайте сообщение или откройте уже существующее и щелкните команду Ответить , Ответить всем или Переслать .

В окне сообщения на вкладке Сообщение в группе Включить выберите команду Вложить файл .

Дополнительные сведения см. в статье Вложение файла или другого элемента в сообщение электронной почты .

Открытие или сохранение вложения из сообщения электронной почты

Вложение можно открыть из область чтения или открытого сообщения. После открытия и просмотра вложения его можно сохранить на жесткий диск. Если в сообщении содержится несколько вложений, их можно сохранить вместе или по одному.

Открытие вложения

Дважды щелкните вложение.

Сохранение вложения

Щелкните вложение в области чтения или в открытом сообщении.

На вкладке Вложения в группе Действия нажмите кнопку Сохранить как . Можно также щелкнуть вложение правой кнопкой мыши и выбрать команду Сохранить как .

Дополнительные сведения см. в статье Открытие и сохранение вложений .

Добавление подписи к сообщениям

Создавайте настраиваемые подписи, которые будут отображаться в отправленных вами сообщениях. Эти подписи могут содержать текст, изображения, электронная визитная карточка, логотип или даже изображение рукописной подписи.

Создание подписи

Добавление подписи

В окне нового сообщения на вкладке Сообщение в группе Включить щелкните команду Подпись и выберите нужную подпись.

Дополнительные сведения см. в статье Создание подписи и ее добавление в сообщения .

Создание встречи в календаре

Встречи - это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов.

Выберите представление Календарь и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать встречу . Есть и другой вариант: щелкните правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выберите команду Создать встречу .

Сочетание клавиш. Чтобы создать встречу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+A.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование встречи .

Собрание - это встреча, которая проходит с участием других людей и может включать использование ресурсов, например конференц-залов. Ответы на ваши приглашения на собрания отображаются в папке Входящие .

Выберите представление Календарь и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать собрание .

Сочетание клавиш. Чтобы создать приглашение на собрание из любой папки Outlook, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование собрания с другими людьми .

Установка напоминаний

Вы можете устанавливать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч или собраний

Откройте необходимый элемент и на вкладке Встреча или Собрание в группе Параметры выберите из раскрывающегося списка пункт Напоминание . Затем выберите, за сколько времени до встречи или собрания следует показать напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет .

Для сообщений электронной почты, контактов и задач

Дополнительные сведения см. в статье

Небольшая заметка на тему ограничений на максимальный размер правил в Outlook. Правила Outlook – мощный инструмент, позволяющий организовать и автоматизировать работу пользователя в Outlook.

Благодаря правилам можно настроить перемещение, пересылку, удаление входящей и исходящей корреспонденции, организовать сортировку и категоризацию писем и много другое… Однако нельзя создать бесконечное количество правил, т.к. максимальный размер правил ограничен – причем это ограничение не самого Outlook, а почтового сервера Exchange, на котором хранится ящик пользователя.

В некоторых случаях при создании или редактировании правил в Outlook может появиться окно с сообщением о невозможности записи правила на сервер:

Одно или несколько правил не удалось передать на сервер Exchange и они были отключены. Возможно, некоторые параметры не поддерживаются или не хватает места для хранения всех ваших правил.

В английской версии Outlook ошибка выглядит так:

Это означает, что в вашем ящике на почтовом сервере Exchange кончилось место для хранения правил. Количество места, выделяемое под правила зависит от версии Microsoft Exchange:

• Exchange 2003 – под правила отводится 32 Кб (этого в среднем хватает на хранение 20 – 25 правил)
• Exchange 2007/ Exchange 2010/ Exchange 2013 / 2016 – под правила отводится 64 Кб

В Exchange 2003 ограничение на максимальный размер правил является фиксированным и изменить его нельзя. В более новых версиях Exchange объем памяти под хранение правил можно увеличить до 256 Кб. Лимит правил устанавливается индивидуально для каждого пользователя через специальный атрибут RulesQuota .

Текущий размер квоты правил Exchange для конкретного пользователя можно узнать с помощью следующей команды, выполненной в Exchange Management Console:

Get-Mailbox username | ft name, RulesQuota

Чтобы увеличить память для ящика:

Set-Mailbox -identity username -RulesQuota 256Kb

Примечание . Для квоты на размер правил можно задать следующие значения: 64 KB, 128KB или 256KB.

Если нужно увеличить лимит под правила сразу для всех ящиков, вам поможет команда:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB

В том случае, если и этого места для хранения правил будет недостаточно, пользователю рекомендуется прибегнуть к следующим манипуляциям:

• Удалить ненужные правила
• Объединить правила (например, перемещающие письма в одну и ту же папку)
• Уменьшить названия правил
• Если одно из правил перемещает письма в файл личных папок.pst, необходимо переместить архив в каталог с более коротким путем. Например, из папки C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst в папку C:\mail\mymail2013.pst

При работе с большим количеством электронных ящиков, или различным типом корреспонденции, очень удобно сортировать письма по разным папкам. Такую возможность предоставляет почтовая программа Microsoft Outlook. Давайте выясним, как в этом приложении создать новую директорию.

В программе Microsoft Outlook создать новую папку довольно просто. Прежде всего, переходим в раздел главного меню «Папка».

Из представившегося списка функций в ленте, выбираем пункт «Новая папка».

В открывшемся окне вписываем то имя папки, под которым мы хотим в будущем её видеть. В форме чуть ниже выбираем тип элементов, которые будут храниться в данной директории. Это может быть почта, контакты, задачи, заметки, календарь, дневник или форма InfoPath.

Далее, выбираем родительскую папку, где будет размещаться новая папка. Это может быть любая из существующих директорий. Если мы не хотим переподчинять новую папку какой-то другой, то выбираем в качестве размещения имя учетной записи.

Как видим, в программе Microsoft Outlook создана новая папка. Теперь можно перемещать сюда те письма, которые пользователь считает нужным. При желании, также можно настроить правило автоматического перемещения.

Второй способ создания директории

Существует ещё один способ создания папки в программе Microsoft Outlook. Для этого, кликаем в левой части окна по любой из существующих уже директорий, которые установлены в программе по умолчанию. Это папки: «Входящие», «Отправленные», «Черновики», «Удаленные», «RSS-каналы», «Исходящие», «Нежелательная почта», «Папка поиска». Выбор на конкретной директории останавливаем, исходя из того, для каких целей потребуется новая папка.

Итак, после клика по выбранной папке, появляется контекстное меню, в котором нужно перейти в пункт «Новая папка…».

Создание папки поиска

Несколько отличается алгоритм создания папки поиска. В разделе программы Microsoft Outlook «Папка», о котором мы говорили ранее, на ленте доступных функций кликаем по пункту «Создать папку поиска».

В открывшемся окне, производим настройку папки поиска. Выбираем наименование типа почты, по которому будет производиться поиск: «Непрочитанные письма», «Письма, помеченные к исполнению», «Важные письма», «Письма от указанного адресата», и т.д. В форме внизу окна, указываем аккаунт, для которого будет производиться поиск, в случае, если их несколько. Затем, жмем на кнопку «OK».

После этого, в директории «Папки поиска» появляется новая папка с тем наименованием, тип которого был выбран пользователем.

Как видим, в программе Microsoft Outlook существует два типа директорий: обычные и папки для поиска. Создание каждой из них имеет собственный алгоритм. Папки можно создавать, как через главное меню, так и через древо каталогов в левой части интерфейса программы.

Думаю любые администраторы Exchange и сотрудники техподдержки сталкивались с некорректно настроенными правилами Outlook и им приходилось тратить часто достаточно большое количество времени пытаясь разобраться в проблеме. Если бы была возможность управлять правилами удаленно не прерывая работы пользователя, это очень сильно помогло бы многим.

К счастью, если вы используете Exchange Server 2010 то вы и являетесь данным счастливцем. Мы можем использовать Exchange Management Shell и несколько командлетов для выполнение всех действий над правилами. У нас есть возможность создавать, удалять, отключать и изменять правила почтового ящика без взаимодействия с пользователем!

Понимание обработки правил

Правила, выполняющиеся на стороне сервера не требуют каких либо действий от локальной машины. В качестве примера подобных правил можно показать следующие: изменение важности сообщения, перемещения входящего сообщения в определенную папку, удаление сообщения и прочее..

Правила, выполняющиеся на стороне клиента требуют обработки Outlook, примером подобного правила будет перемещение определенного сообщения в PST папку. Данное правило не может быть обработано на стороне сервера, так как сервер не работает с PST файлами в данном контексте.

Когда вы создаете правило в Outlook и некоторые из опций требуют обработки на стороне клиента, Outlook предупреждает вас об этом следующим сообщением:

Почему важно знать различие между видами обработки правил? Когда мы будем управлять правилами с помощью Exchange Management Shell все правила, выполняемые на клиентской стороне будуте удалены.

Создание правил в Outlook 2010…

Создавать правила с помощью Outlook 2010 очень просто. Для того чтобы сделать это, нажмите кнопку Rules, расположенную в меню Home , затем нажмите Manage Rules & Alerts… и вы увидите список всех правил. Если у вас есть какие либо клиентские правила, они отмечены как (client-only) в конце каждого правила.

Просмотр правил через EMS

Теперь, когда мы знаем как создавать правила с помощью Outlook 2010 настало время научиться получать список всех правил определенного пользователя через Exchange Management Shell.

Командлет, используемый для получения списка называется Get-InboxRule:

Get-InboxRule –Mailbox

Если вы хотите увидеть какое то определенное правило, используйте команду

Get-InboxRule –Mailbox -Identity “”

Для более удобного просмотра правил, используйте следующую конструкцию:

Get-InboxRule –Mailbox | Select Name, Description | fl

Изменение правила

Предположим что ваш руководитель имеет правило, которое выставляет для сообщений, содержащих слово Payroll голубую категорию. Однако, этим утром он внезапно решил, что было бы намного веселее, если бы данным письмам выставлялась красная категория и они помечались как важные.

У нас есть различные пути для решения этой задачи: мы можем послать сотрудника техподдержки, который на месте за 10 секунд исправит правило, либо мы можем подключиться к руководителю удаленно и выполнить данное действие, либо мы можем воспользоваться данным руководством и сделать все быстро и красиво не прерывая работы пользователя.

Решение, которое займет минимальное время и не выставит вас лишний раз перед лицом начальства кажется более предпочтительным? Итак, сделаем же это. Для начало запустим командлет из предыдущей секции для просмотра правил.

Теперь посмотрим на правило более детально с помощью командлета:

Get-InboxRule –Mailbox Anderson -Identity “Subject contains ‘Payroll’”

и на следующем рисунке мы можем увидеть что нам нужно изменить атрибуты ApplyCategory и MarkImportance.

Теперь мы знаем нужные нам атрибуты, от нашего руководителя знаем какие значения необходимо им присвоить, займемся этим:

Set-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’" -ApplyCategory {Red Category} -MarkImportance 2

Теперь проверим правило и убедимся что все работает.

Отключение или удаление правил

У нас также есть возможность отключать или удалять правила. Предположим что наш руководитель опять изменил свое мнение (бывает у них такое, что поделать) и теперь он не хочет что с сообщениями содержащими слово Payroll просходили какие-либо изменения. Мы можем выполнить это просто отключив правило с помощью следующего командлета:

Disable-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’"

Результат можно увидеть на рисунке ниже:

Если вы хотите полностью удалить правило, процесс очень похож, отличает лишь командлет. Используйте:

Remove-Inboxrule –Mailbox -Identity “”

Командлет запросит подтверждение удаления. Нажмите Y и правило будет удалено

Создание правил с помощью EMS

На ряду с изменением, удалением и отключением правил мы также можем создавать новые правила с помощью Exchange Management Shell. Предположим нам нужно создать правило, при котором любому сообщению приходящему от IT отдела будет присваиваться оранжевая категория и высокая важность.

Для создания данного правила будет использован следующий командлет:

New-InboxRule -Mailbox anderson -Name ADM_ITRule -From [email protected] -ApplyCategory ‘Orange Category’ -MarkImportance ‘High’

Используя данную концепцию мы можем создавать правила для группы пользователей. Предположим нам нужно настроить предыдущее правило для всех пользователей. Мы можем сделать это с помощью следующего командлета:

Get-Mailbox | foreach { New-InboxRule -Mailbox $_.Name -Name -From -ApplyCategory ‘Orange Category’ -MarkImportance ‘High’ }

Помните о том, что говорилось в самом начале статьи. После запуска данного скрипта будут удалены все правила, выполняющиеся на клиентской стороне. В случае именно этого скрипта все правила будут удалены у всех пользователей. Будьте бдительны.

Качественный и недорогой ремонт квартир под ключ . Отличные мастера сделают из вашей квартиры или дома конфетку. Квартирный вопрос позеленеет с зависти увидев этот ремонт.

На мой взгляд самая важная часть дома это кухня. В ней мы постигаем премудрости кулинарии, восхищаемся получившимися блюдами. И находиться в некрасивой, плохо организованной кухне для меня просто отвратительно. Именно поэтому кухни Долгопрудный дали мне именно то, что я хотел – красивую, удобную, функциональную кухню.

Может быть не все знают что Outlook обладает очень удобной системой сортировки писем по папкам. Если Вам приходят письма из разных компаний/людей, то можно создать структуру папок для того, чтобы письма из каждой компании лежали в отдельной папке.

Например, (Рис. 1) у меня созданы папки для писем от коллег.

Для создания правила автоматической сортировки писем щелкните правой кнопкой мыши на письме, которое нужно автоматически переместить и выберите пункт «Создать правило » (Рис. 2).

Если такой папки нет, то нажмите кнопку «Создать… » для того чтобы создать папку. (Рис. 3)

Нажмите «Ок ». В открывшемся окне поставьте галочку и нажмите «Ок » (Рис. 4).

После этого все письма от этого отправителя будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали.

Если Вам необходимо настроить получение писем от компании Company c адресами Имя@company.ru , то можно настроить автоматическую сортировку для всем писем, которые заканчиваются на @compamy.ru.

Для этого при создании правила отметьте только галочку «Переместить элемент в папку » и нажмите кнопку «Дополнительно » (Рис. 5).

После этого введите окончание e-mail адреса (например company.ru) и нажмите «Добавить». После этого нажмите «Ок » (Рис. 7).

Все, правило создано. Теперь все письма от компании company будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали. Аналогично можно настроить сортировку писем по множеству других параметров (см. рис. 6).