Правила условного форматирования в Excel. Сборник формул для условного форматирования

Этот урок с примерами и видео мы посвятим условному форматированию – одному из самых интересных и полезных средств Excel.

Что такое условное форматирование

Итак, перейдем к делу. Условное форматирование – это способ максимально упростить программы Excel. Такой метод обработки информации позволяет сэкономить уйму времени и облегчить все вычисления. Вы можете заставить программу автоматически выполнять множество задач, которые раньше проделывали вручную, убивая на это целые дни.

Кроме этого, для вашего удобства, вы можете настроить работу Excel так, чтобы он сразу же выделял нужную или важную информацию в документах. К тому же такое форматирование поможет более наглядно отображать информацию, быстро и эффективно создавать отчетности без использования сложных графических моделей, как, например, диаграмм или графиков.

Давайте рассмотрим более конкретные примеры использования условного форматирования. Для того чтобы применить его в Excel 10, в разделе «Главная» на верхней панели программы нужно найти кнопку «Условное форматирование». Она нигде не прячется, поэтому найти ее не составит никакого труда. Для того чтобы активировать это форматирование, нам нужно выделить на рабочем листе зону, с которой мы будем работать. Иметься ввиду, что перед тем, как нажимать кнопку «Условное форматирование» и приступать к нему, нужно выделить столбик, рядок или несколько таких элементов, для которых вы хотите использовать форматирование.

Итак, зона работы выделена, кнопка нажата – что дальше? Перед вами откроется меню условного форматирования, где будут такие пункты:

1. Правила отбора первых и последних значений.
2. Цветовые шкалы.
3. Дополнительно: создать, удалить, управление правилами.

Что с этим делать? Давайте по порядку. Этот пункт, в свою очередь, вмещает в себя такие стандартные функции, как

• Больше;
• Меньше;
• Равно;
• Текст содержит;
• Дата;
• Повторяющиеся значки.

Работа с этими моделями форматирования совсем несложная. Нажав на любую из них, вы откроете небольшое окно, где нужно будет ввести нужные вам данные и выбрать цвет для подсветки подходящих вам ячеек таблицы.

1. Нажимаем «Между» и в новом открывшемся окне в соответствующих ячейках вводим параметры от и до.
2. Потом укажите цвет, которым хотите выделить подходящие вам варианты (пусть у нас это будет «Светло-красная заливка и темно-красный текст»). То есть если вы работаете со столбиком цен на мобильные телефоны, то введите цифры минимальной и максимальной стоимости, что вам подходит (пусть у нас это будет 50 и 100).
3. После того как вы подтвердили, что именно МЕЖДУ этими значениями хотите начать поиск, в таблице ячейки подсветятся соответствующим образом и мы увидим ВСЕ ячейки с ценой от 50 до 10 долларов окрашенными в светло-красный цвет и с темно-красным текстом.

Все это совсем несложно, когда на практике приступить к работе с программой.

Все методы форматирования в меню «Правила выделения ячеек» работают примерно так же, поэтому останавливаться здесь мы не будем.

Правила отбора первых и последних значений

Следующий пункт перед нами. Как это работает? Если вам нужно выделить несколько первых или последних ячеек по введенных данных, то вы именно там, где надо. Объяснять тут больше нечего, поэтому перейдем к примеру.

1. Нажав «Первые 10 элементов» мы вызовем окно, где можно управлять этим форматированием.
2. Здесь укажем количество ячеек, которые нам нужно выделить: изначально было названо 10, но нам надо только 5, поэтому исправляем это в соответствующем поле.
3. Потом выбираем цвет форматирования: пусть у нас это будет «Красная граница».
4. Тогда 5 ячеек с самыми большими значениями буду выделены красной рамкой.

Поехали дальше. Здесь все очень просто. Нужно лишь выбрать нужный нам столбец или строчку и нажать на соответствующую кнопку. Тогда мы увидим, как все ячейки больше или меньше заполняются цветом, в зависимости от значений внутри них. Это как настоящая гистограмма.

• Нажимаем «Гистограмма» и выбираем любую понравившуюся модель в меню (они отличаются только дизайном).
• В результате наш столбик с количеством телефонов изменится так, что у наибольшей цифры вся ячейка будет заполнена цветом полностью, а все остальные будут заполняться в процентном соотношении к максимальному значению.

Цветовые шкалы

Позволяют разукрасить наши ячейки по возрастанию или убыванию значений в них. Вам нужно только выбрать в какой цветовой гамме это будет происходить (например, максимальное значение – зеленый, минимальное – красный, а все промежуточные значения будут окрашиваться в соответствующие переходные оттенки). Здесь даже пример приводить не будем.

Значки нужны для того, чтобы указывать на разницу между значениями в нашем столбце или строчке. Теоретически объяснять немного сложно, поэтому сразу же перейдем к примерам.

• выбираем «Наборы значков» и в разделе «Направления» кликаем на «5 цветных стрелок». Таким образом, в каждой ячейке поля, в котором мы работаем, появится один из 5 типов стрелки.
• Объясним, как они работают: весь диапазон значений в выделенных нами ячейках составляет 100%, а каждая по очереди стрелочка отвечает за числа, которые входят в каждые 20% по порядку. Пусть у нас в столбце количества покупок телефона есть значения от 0 до 100. Тогда первая стрелка (зеленая вверх) будет стоять возле каждого значения от 80 до 100, а последняя (красная вниз) – возле каждого от 0 до 20. Соответственно и все промежуточные стрелки.

Процентное соотношение или весь диапазон можно настроить в меню «Управление правилами», здесь же можно поиграться с настройками остальных правил.

Условное форматирование в Excel – прекрасный инструмент для быстрого визуального анализа данных. Таким способом оценивать информацию намного удобнее и проще. Более того, всё это происходит в автоматическом режиме. Пользователю не нужно думать и сравнивать значения самостоятельно. Редактор всё сделает сам. Ни в одной формуле вы не сможете сделать такое, что может данный инструмент.

Для того чтобы воспользоваться данной возможностью, нужно перейти на вкладку «Главная» и кликнуть на кнопку «Условное форматирование».

К основным разделам данного меню относятся:

• правила выделения ячеек;

• правила отбора первых и последних значений;

• гистограммы;

• цветовые шкалы;

• наборы значков;

Рассмотрим эти пункты более внимательно. Для этого создадим какую-нибудь таблицу, в которой можно будет сравнивать числовые значения.

В этом разделе также очень много различных вариантов форматирования. Разберем каждый из них.

Больше

1. Для начала выделите какую-нибудь строчку. В данном случае это будут пострадавшие в первой шахте.

1. Затем перейдите на вкладку «Главная» и нажмите на кнопку «Условное форматирование». В появившемся меню кликаем на пункт «Правила выделения ячеек». Затем выбираем вариант «Больше».

1. После этого появится окно, в котором нужно указать значение для сравнения выделенных элементов. Можно вбить что угодно либо кликнуть на какую-нибудь ячейку. Нажмите на среднее значение. Данный показатель вполне подходит для сравнения.

1. Сразу после этого ссылка на ячейку подставится автоматически (а она сама выделится пунктирной линией). Для вставки нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого мы увидим, что ячейки, в которых значение больше 27, подсветились другим цветом.

Если вам не нравится цвет заливки ячеек, вы всегда можете изменить ее. Для этого нужно выбрать любой другой вариант раскраски на стадии указания цифры для сравнения.

Если ничто из предложенных вариантов вам не нравится, можно кликнуть на пункт «Пользовательский формат…».

Сразу после этого появится окно, в котором можно указать нужный вам формат ячеек.

1. Выделите какую-нибудь строчку. Нажмите на иконку «Условное форматирование», расположенную на вкладке «Главная». Выберите пункт «Правила выделения ячеек», а затем – «Меньше».

1. Вам снова предложат указать ячейку для сравнения. Для этого сделайте левый клик мыши по нужной клетке.

1. В результате этого произойдет подстановка нужного адреса. Для сохранения настроек нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого мы видим, что все ячейки, значение которых меньше 24, выделились другим цветом.

1. Выделите какую-нибудь строку без правил форматирования. Заходим в тот же раздел меню, но на этот раз выбираем пункт «Между».

1. Затем редактор Эксель сам предложит какие-нибудь промежуточные значения. Можно оставить всё без изменений.

1. Либо подставить что-то своё, что удобнее вам. Например, больше 14, но меньше 17. Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого всё то, что находится между этими цифрами, выделилось другим цветом.

1. Выделяем другую свободную от форматирования ячейку. Проделываем тот же самый путь на панели инструментов и выбираем пункт «Равно».

1. Нас попросят указать ссылку на ячейку для сравнения или же готовое числовое значение. Введем, например, цифру 18. Поскольку она встречается в выделенной строке. Для сохранения нажимаем на кнопку «OK».

1. Благодаря этому ячейка, которая соответствует указанному значению, стала подсвечена иным цветом.

1. Для проверки можно попробовать изменить что-нибудь. Для примера возьмем соседнюю клетку. Исправим там 19 на 18. После нажатия на клавишу Enter , вы увидите следующее.

Мы видим, что фон ячеек меняется полностью в автоматическом режиме.

Текст содержит

Описанные выше действия подходят только для числовых значений. Для работы с текстовой информацией нужно выбрать другой инструмент.

1. Первым делом выделите какую-нибудь строку с несколькими цифрами. Затем при помощи знакомого нам меню выберите пункт «Текст содержит…».

1. В результате этого появится окно, в котором нужно указать какой-нибудь фрагмент текста. Это может быть буква или цифра. Для примера введем число «2». Для сохранения форматирования нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого выделились ячейки с числами 20 и 23, поскольку в обоих из них есть цифра 2.

Подобные манипуляции можно проделать и с временными значениями.

1. Для начала добавим строчку, в которой напишем несколько дат. Желательно, чтобы они шли подряд. Так проще будет сравнивать.

1. После этого выделяем всю эту строку. Затем переходим в меню «Условное форматирование» и выбираем пункт «Дата».

1. Сразу после этого появится окно, в котором можно будет выбрать несколько вариантов:
   • вчера;
   • сегодня;
   • завтра;
   • за последние 7 дней;
   • на прошлой неделе;
   • на текущей неделе;
   • на следующей неделе;
   • в прошлом месяце;
   • в этом месяце;
   • в следующем месяце.

1. В качестве примера выберем вариант «Завтра». Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого поле, в котором содержится завтрашняя дата, будет выделено другим цветом.

1. Текущая дата на момент написания статьи – 25 февраля 2018 года.

Для демонстрации этого условного форматирования желательно использовать таблицу без других правил сравнения. Далее нужно будет выполнить следующие действия.

1. Выделите в таблице основные значения, которые нужно как-то анализировать.

1. Кликните на иконку «Условное форматирование» и в «Правилах выделения ячеек» выберите пункт «Повторяющиеся значения».

1. Сразу после этого появится окно, в котором вы сможете выбрать два значения:
   • повторяющиеся;

• уникальные.

В каждом случае будет доступен предварительный просмотр, чтобы вы могли точно определиться, что именно вам нужно. Для сохранения нужно кликнуть на кнопку «OK».

Кроме обычного выделения конкретных чисел, существует возможность маркировки определенного количества элементов в процентном или количественном соотношении. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Выделите содержимое таблицы. Затем нужно нажать на кнопку «Условное форматирование», которая расположена на вкладке «Главная». После этого выберите пункт «Правила отбора первых и последних значений». В результате этого вам предложат несколько вариантов отбора.

Рассмотрим каждый из них.

Выбрав этот пункт, вы увидите окно, в котором предложат указать количество первых ячеек. Для сохранения кликните на «OK».

Отсчет происходит от большего значения к меньшему.

Это значит, что если вам необходимо выделить первые 10 клеток, в которых находятся самые маленькие цифры, то нужно выбрать пункт «Последние 10 элементов».

Во время ввода количества ячеек вам будет доступен предварительный просмотр. Если указать число 1, то останется только 1 максимальное значение.

Обратите внимание на то, что если будет две ячейки с одинаковым наибольшим числом, то выделятся оба!

В данном случае всё работает практически по такому же принципу, только на этот раз подсвечивается не конкретное фиксированное количество клеток, а лишь определенный процент из них.

Если указать число 10 (оно используется по умолчанию), то вы увидите следующее.

Если данное правило форматирования вам понравилось, нужно нажать на кнопку «OK». В противном случае кликните на «Отмена».

Последние 10 элементов

Как было сказано выше, в данном случае выделяются те ячейки, в которых содержатся минимальные данные. Принцип ввода тот же самый – указываете нужное количество и кликаете на кнопку «OK».

Если вы укажете всего 1 клетку, но при этом минимальных цифр будет несколько, то произойдет выделение всех (в нашем случае – две).

Тот же самый принцип, только на этот раз подсвечивается определенный процент информации, а не абсолютное количество.

Данный инструмент весьма удобен, когда нужно отсортировать информацию по отношению к ней самой. То есть редактор Excel сам посчитает среднее число среди выделенной информации и пометит всё то, что выше этой величины. Всё происходит автоматически.

Аналогичный принцип действия и в этом случае. Только на этот раз маркируются клетки, в которых хранится информация меньше среднестатистической величины.

В описанных выше методах сравнения данных использовался метод сплошной заливки элементов. Иногда это не совсем удобно.

Для более продвинутого анализа информации используется другой инструмент – гистограммы. При этом заливка может быть двух видов:

• градиентная;
• сплошная.

Рассмотрим каждый из предложенных вариантов.

Градиентная заливка

1. Первым делом необходимо выделить нужные строки и столбцы. Затем кликнуть на иконку «Условное форматирование». После этого перейти в раздел «Гистограммы» и выбрать любую из предложенных заливок.

К значениям по умолчанию относятся:

• зеленая;
• красная;
• оранжевая;
• голубая;
• фиолетовая.

При наведении на каждый из вариантов вам будет доступен предварительный просмотр.

Данный тип маркировки сильно не отличается от вышеописанного и находится он в том же разделе.

Цвета используются те же самые.

Если ничего из предложенных пунктов вам не понравилось, вы можете указать свой вариант форматирования.

Здесь вы сможете настроить:

• стиль;

• минимальное и максимальное значение;

• внешний вид столбца.

Образец того, что вы настроили, можно увидеть в правом нижнем углу.

Если вы хотите чего-то более контрастного, нужно сделать следующие действия.

1. Выделите таблицу (основную информацию для анализа данных). Нажмите на иконку «Условное форматирование», которая расположена на «Главной» вкладке на панели инструментов. В появившемся меню выберите пункт «Цветовые шкалы». В результате этого появится большой список из 12 вариантов оформления.

1. При наведении на каждый шаблон вы увидите подобное пояснение.

При наведении на каждую из иконок, вам будет доступен предварительный просмотр. Так вы сможете выбрать ту цветовую гамму, которая вам нравится больше всего.

Если ничего из предложенного редактором Excel вам не понравилось, вы всегда можете создать что-то своё. Для этого нужно в этом же разделе меню кликнуть на пункт «Другие правила».

Сразу после этого вы увидите следующее окно. Здесь можно указать начальный и конечный цвет. Для сохранения достаточно нажать на кнопку «OK».

Если цветовое форматирование вам не нравится, вы можете использовать графический метод. Для этого необходимо сделать следующие действия.

1. Выделите основные ячейки таблицы.
2. Кликните на панели инструментов на «Условное форматирование».
3. В появившемся меню выберите категорию «Наборы значков».
4. Сразу после этого вы увидите большой список различных шаблонов.

Стоит отметить, что редактор сам автоматически делит данные на несколько групп: минимальные, средние и максимальные.

К возможным вариантам относятся (каждый раз при наведении на любую иконку вы будете видеть предварительный просмотр без сохранения правила форматирования):

• направления (около больших чисел появится стрелка вверх; для средних – направо; минимальным цифрам соответствует направление вниз);

• фигуры (цвет зависит от числа в ячейке – серый цвет для самых больших значений);

• индикаторы (галочка – высокие, восклицательный знак – средние, а крестик – минимум);

• оценки (степень заполнения элемента зависит от числа в ячейки);

Если ни одна из иконок вам не понравилась, вы можете создать своё правило заполнения клеток.

В этом случае вы сможете самостоятельно указать следующие параметры:

• стиль значка;

• свой вариант значка;

• граничные значения для значков;

Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

Если ваш эксперимент не удался и проделанные вами манипуляции только испортили внешний вид таблицы, то всё это можно отменить довольно простым способом.

1. Для начала нужно выделить те элементы, условное форматирование которых необходимо отключить.

1. Затем нажмите на вкладке «Главная» на иконку «Условное форматирование».
2. После этого выберите пункт «Удалить правила».
3. Далее кликаем на «Удалить правила из выделенных ячеек».

1. Если хотите удалить всё, то выделяем второй пункт – «Удалить правила со всего листа».

1. Результат будет следующим. Всё вернется к своему прежнему виду.

Набор способов форматирования можно менять по собственному желанию. Это делается следующим образом.

1. Кликните на кнопку «Условное форматирование».
2. Выберите пункт «Управление правилами».

1. В появившемся диспетчере правил ничего не будет (если до вызова этого меню вы ничего не выделяли), поскольку по умолчанию выбран пункт «Текущий фрагмент».

1. Выберите пункт «Этот лист».

1. Вследствие этого вы увидите все правила, которые используются в документе на данный момент.

Удаление

Для того чтобы удалить что-нибудь, достаточно выбрать что-то из списка и нажать на кнопку «Удалить правило».

Необходимо быть очень внимательным при выполнении таких действий, поскольку вас дополнительно не спросят, уверены ли вы в своем выборе.

Изменение

Редактировать правила довольно просто. Это делается следующим образом.

1. Выберите любую строчку.
2. Нажмите на кнопку «Изменить правило».

1. В результате этого вы увидите следующее окно. По умолчанию выбран тип «Форматировать только те ячейки, которые содержат».

1. Здесь вы сможете указать что именно они содержат:
   • текст;
   • даты;
   • пустые;
   • непустые;
   • ошибки;
   • без ошибок.

В этом уроке мы рассмотрим основы применения условного форматирования в Excel.

С его помощью мы можем выделять цветом значения таблиц по заданным критериям, искать дубликаты, а также графически “подсвечивать” важную информацию.

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

• закрашивать значения цветом
• менять шрифт
• задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “Главная”:

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

• Каким ячейкам вы хотите задать формат;
• По каким условиям будет присвоен формат.

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

• В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:

• Перейдем на вкладку “Главная” на панели инструментов и кликнем на пункт “Условное форматирование”. В выпадающем списке вы увидите несколько типов формата на выбор:
  • Правила выделения
  • Правила отбора первых и последних значений
  • Гистограммы
  • Цветовые шкалы
  • Наборы значков
• В нашем примере мы хотим выделить цветом данные с отрицательным значением. Для этого выберем тип “Правила выделения ячеек” => “Меньше”:

Также, доступны следующие условия:

1. Значения больше или равны какому-либо значению;
2. Выделять текст, содержащий определенные буквы или слова;
3. Выделять цветом дубликаты;
4. Выделять определенные даты.

• Во всплывающем окне в поле “Форматировать ячейки которые МЕНЬШЕ” укажем значение “0”, так как нам нужно выделить цветом отрицательные значения. В выпадающем списке справа выберем формат отвечающих условиям:

• Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:

• Во всплывающем окне формата укажите:
  • цвет заливки
  • цвет шрифта
  • шрифт
  • границы ячеек

• По завершении настроек нажмите кнопку “ОК”.

Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

• Выделим диапазон данных. Кликнем на пункт “Условное форматирование” в панели инструментов. В выпадающем списке выберем пункт “Новое правило”:

• Во всплывающем окне нам нужно выбрать тип применяемого правила. В нашем примере нам подойдет тип “Форматировать только ячейки, которые содержат”. После этого зададим условие выделять данные, значения которых больше “57”, но меньше “59”:

• Кликнем на кнопку “Формат” и зададим формат, как мы это делали в примере выше. Нажмите кнопку “ОК”:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

• Выделим первую ячейку для назначения правила. Кликнем на пункт “Условное форматирование” на панели инструментов. Выберем условие “Меньше”.
• Во всплывающем окне указываем ссылку на ячейку, с которой будет сравниваться данная ячейка. Выбираем формат. Нажимаем кнопку “ОК”.

• Повторно выделим левой клавишей мыши ячейку, которой мы присвоили формат. Кликнем на пункт “Условное форматирование”. Выберем в выпадающем меню “Управление правилами” => кликнем на кнопку “Изменить правило”:

• В поле слева всплывающего окна “очистим” ссылку от знака “$”. Нажимаем кнопку “ОК”, а затем кнопку “Применить”.

• Теперь нам нужно присвоить настроенный формат на остальные ячейки таблицы. Для этого выделим ячейку с присвоенным форматом, затем в левом верхнем углу панели инструментов нажмем на “валик” и присвоим формат остальным ячейкам:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов – зеленым цветом, если выше 20 градусов – желтый, если выше 30 градусов – красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

• Выделим диапазон с данными, к которым мы хотим применить условное форматирование => кликнем по пункту “Условное форматирование” на панели инструментов => выберем условие выделения “Больше…” и укажем первое условие (если больше 10, то зеленая заливка). Такие же действия повторим для каждого из условий (больше 20 и больше 30). Не смотря на то, что мы применили три правила, данные в таблице закрашены зеленым цветом:

Не форматированные электронные таблицы могут быть тяжело читаемыми. Форматированный текст и ячейки могут привлечь внимание к определенным частям электронной таблицы, сделав их визуально более заметными и более легкими для понимания.

В Excel существует много инструментов для форматирования текста и ячейки. В этом уроке вы узнаете, как изменить цвет и стиль текста и ячеек, выровнять текст и задать особенный формат для чисел и дат.

Форматирование текста

Многие команды для форматирования текста можно найти в группах Шрифт, Выравнивание, Число, которые находятся на ленте. Команды группы Шрифт позволяют вам менять стиль, размер и цвет текста. Вы также можете использовать их для добавления границ и заполнения ячеек цветом. Команды группы Выравнивание позволяют задать отображение текста в ячейке как по вертикали, так и по горизонтали. Команды группы Число позволяют менять способ отображения чисел и дат.

Чтобы изменить шрифт:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните по стрелке выпадающего меню команды шрифт на вкладке Главная. Появится выпадающее меню.
3. Наводите курсор мыши на разные шрифты. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться шрифт текста.
4. Выберите нужный шрифт.

Чтобы изменить размер шрифта:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните по стрелке выпадающего меню команды размер шрифта на вкладке Главная. Появится выпадающее меню.
3. Наводите курсор мыши на разные размеры шрифта. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться размером шрифта.
4. Выберите нужный размер шрифта.

Также вы можете использовать команды Увеличить размер и Уменьшить размер для изменения размера шрифта.

Чтобы использовать команды жирный шрифт, курсив, подчеркивание:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните по команде жирный (Ж), курсив (К) или подчеркнутый (Ч) в группе шрифт на вкладке Главная.

Чтобы добавить границы:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните по стрелке выпадающего меню команды границы на вкладке главная. Появится выпадающее меню.
3. Выберите нужный стиль границ.

Вы можете рисовать границы и менять стили и цвета линий с помощью инструментов рисования границ в нижней части выпадающего меню.

Чтобы изменить цвет шрифта:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Цвет текста на вкладке Главная. Появится меню Цвет текста.
3. Наводите курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет текста выделенных ячеек.
4. Выберите нужный цвет.

Выбор цветов не ограничивается выпадающим меню. Выберите Другие цвета внизу списка, чтобы получить доступ к расширенному выбору Цвета.

Чтобы добавить цвет заливки:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Цвет заливки на вкладке Главная. Появится меню Цвет.
3. Наводите курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет заливки выделенных ячеек.
4. Выберите нужный цвет.

Чтобы изменить выравнивание текста по горизонтали:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Выберите одну из опций выравнивания по горизонтали на вкладке Главная.

• Выровнять текст по левому краю: Выравнивает текст по левому краю ячейки.
• Выровнять по центру: Выравнивает текст по центру ячейки.
• Выровнять текст по правому краю: Выравнивает текст по правому краю ячейки.

Чтобы изменить выравнивание текста по вертикали:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Выберите одну из опций выравнивания по вертикали на вкладке Главная.

• По верхнему краю: Выравнивает текст по верхнему краю ячейки.
• Выровнять по середине: Выравнивает текст по центру ячейки между верхним и нижним краем.
• По нижнему краю: Выравнивает текст по нижнему краю ячейки.

По умолчанию, числа выравниваются по правому и нижнему краям ячейки, а слова и буквы – по левому и нижнему.

Форматирование чисел и дат

Одна из самых полезных функций Excel – это возможность форматировать числа и даты разными способами. Например, вам может понадобиться отобразить числа с десятичным разделителем, символом валюты или процента и т.д.

Чтобы задать формат чисел и дат:

Числовые Форматы

1. Общий – это формат любой ячейки по умолчанию. Когда вы вводите в ячейку число, Excel предложит наиболее подходящий по его мнению формат числа. Например, если вы введете «1-5», то в ячейке отобразится число в формате Краткий формат даты, «1/5/2010».
2. Числовой форматирует числа в вид с десятичными разрядами. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке отобразится число «4.00».
3. Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты . Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке число отобразится в виде «».
4. Финансовый форматирует числа в вид сходный с Денежным форматом, но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков.
5. Краткий формат даты форматирует числа в вид M/Д/ГГГГ. Например, запись Август 8, 2010 будет представлена как «8/8/2010».
6. Длинный формат даты форматирует числа в вид День недели, Месяц ДД, ГГГГ. Например, «Понедельник, Август 01, 2010».
7. Время форматирует числа в вид ЧЧ/MM/СС и подпись AM или PM. Например, «10:25:00 AM».
8. Процентный форматирует числа в вид с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если вы введете в ячейку «0.75», то в ней отобразится «75.00%».
9. Дробный форматирует числа в вид дробей с косой чертой. Например, если введете в ячейку «1/4», то в ячейке отобразится «1/4». Если вы введете в ячейку с форматом Общий «1/4», то в ячейке отобразится «4-Jan».
10. Экспоненциальный форматирует числа в экспоненциальную запись. Например, если введете в ячейку «140000», то в ячейке отобразится «1.40E+05». Заметим: по умолчанию Excel будет использовать экспоненциальный формат для ячейки, если в нее записано очень большое целое число. Если вы не хотите такого формата, то используйте Числовой формат.
11. Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как вы это ввели. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа и текст.
12. Вы с легкостью можете настроить любой формат с помощью пункта Другие числовые форматы. Например, вы можете изменить знак доллара США на символ другой валюты, указать отображение запятых в числах, изменить количество отображаемых десятичных разрядов и т.д.

Условное форматирование – один из самых полезных инструментов EXCEL. Умение им пользоваться может сэкономить пользователю много времени и сил.

Начнем изучение Условного форматирования с проверки числовых значений на больше /меньше /равно /между в сравнении с числовыми константами.

Эти правила используются довольно часто, поэтому в EXCEL 2007 они вынесены в отдельное меню Правила выделения ячеек .

Эти правила также же доступны через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило, Форматировать только ячейки, которые содержат .

Рассмотрим несколько задач:

СРАВНЕНИЕ С ПОСТОЯННЫМ ЗНАЧЕНИЕМ (КОНСТАНТОЙ)

Задача1 A1:D1 с числом 4.

• введем в диапазон A1:D1 значения 1, 3, 5, 7
• выделим этот диапазон;
• Условное форматирование на значение Меньше ();
• в левом поле появившегося окна введем 4 – сразу же увидим результат применения Условного форматирования .
• Нажмем ОК.

Задача1 .

СРАВНЕНИЕ СО ЗНАЧЕНИЕМ В ЯЧЕЙКЕ (АБСОЛЮТНАЯ ССЫЛКА)

Чуть усложним предыдущую задачу: вместо ввода в качестве критерия непосредственно значения (4), введем ссылку на ячейку, в которой содержится значение 4.

Задача2 . Сравним значения из диапазона A1:D1 с числом из ячейки А2 .

• введем в ячейку А2 число 4;
• выделим диапазон A1:D1 ;
• применим к выделенному диапазону Условное форматирование на значение Меньше (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек/ Меньше );
• в левом поле появившегося окна введем ссылку на ячейку A2 нажав на кнопочку, расположенную в правой части окна (EXCEL по умолчанию использует ссылку $А$2 ).

Нажмите ОК.

В результате, все значения из выделенного диапазона A 1: D 1 будут сравниваться с одной ячейкой $А$2 . Те значения из A 1: D 1 , которые меньше A 2 будут выделены заливкой фона ячейки.

Результат можно увидеть в файле примера на листе Задача2 .

Чтобы увидеть как настроено правило форматирования, которое Вы только что создали, нажмите ; затем дважды кликните на правиле или нажмите кнопку Изменить правило . В результате увидите диалоговое окно, показанное ниже.

ПОПАРНОЕ СРАВНЕНИЕ СТРОК/ СТОЛБЦОВ (ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ)

• введем в ячейки диапазона A 2: D 2 числовые значения (можно считать их критериями);
• выделим диапазон A 1: D 1 ;
• применим к выделенному диапазону Условное форматирование на значение Меньше (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек/ Меньше )
• в левом поле появившегося окна введем относительную ссылку на ячейку A 2 (т.е. просто А2 или смешанную ссылку А$2 ). Убедитесь, что знак $ отсутствует перед названием столбца А.

Теперь каждое значение в строке 1 будет сравниваться с соответствующим ему значением из строки 2 в том же столбце! Выделены будут значения 1 и 5, т.к. они меньше соответственно 2 и 6, расположенных в строке 2.

Результат можно увидеть в файле примера на листе Задача3 .

Внимание! В случае использования относительных ссылок в правилах Условного форматирования необходимо следить, какая ячейка является активной в момент вызова инструмента Условное форматирование.

Примечание-отступление : О важности фиксирования активной ячейки при создании правил Условного форматирования с относительными ссылками

При создании относительных ссылок в правилах Условного форматирования , они «привязываются» к ячейке, которая является активной в момент вызова инструмента Условное форматирование.

СОВЕТ : Чтобы узнать адрес активной ячейки (она всегда одна на листе) можно посмотреть в поле Имя (находится слева от ). В задаче 3, после выделения диапазона A1:D1 (клавиша мыши должна быть отпущена), в , там будет отображен адрес активной ячейки A1 или D 1 . Почему возможно 2 вырианта и в чем разница для правил условного форматирования?

Посмотрим внимательно на второй шаг решения предыдущей задачи3 - выделение диапазона A 1: D 1 . Указанный диапазон можно выделить двумя способами: выделить ячейку А1 , затем, не отпуская клавиши мыши, выделить весь диапазон, двигаясь вправо к D1 ; либо, выделить ячейку D1 , затем, не отпуская клавиши мыши, выделить весь диапазон, двигаясь влево к А1 . Разница между этими двумя способами принципиальная: в первом случае, после завершения выделения диапазона, активной ячейкой будет А1 , а во втором D 1 !

Теперь посмотрим как это влияет на правило условного форматирования с относительной ссылкой.

Если мы выделили диапазон первым способом, то, введя в правило Условного форматирования относительную ссылку на ячейку А2 , мы тем самым сказали EXCEL сравнивать значение активной ячейки А1 со значением в А2 . Т.к. правило распространяется на диапазон A 1: D 1 , то B 1 будет сравниваться с В2 и т.д. Задача будет корректно решена.

Если при создании правила Условного форматирования активной была ячейка D1 , то именно ее значение будет сравниваться со значением ячейки А2 . А значение из A 1 будет теперь сравниваться со значением из ячейки XFB2 (не найдя ячеек левее A 2 , EXCEL выберет самую последнюю ячейку XFD для С1 , затем предпоследнюю для B 1 и, наконец XFB2 для А1 ). Убедиться в этом можно, посмотрев созданное правило:

• выделите ячейку A1 ;
• нажмите Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ;
• теперь видно, что применительно к диапазону $A$1:$D$1 применяется правило Значение ячейки <XFB2 (или <XFB$2 ).

EXCEL отображает правило форматирования (Значение ячейки ) применительно к активной ячейке, т.е. к A1 . Правильно примененное правило, в нашем случае, выглядит так:

ВЫДЕЛЕНИЕ СТРОК

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК С ЧИСЛАМИ

ПРИОРИТЕТ ПРАВИЛ

Для проверки примененных к диапазону правил используйте Диспетчер правил условного форматирования (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ).

Когда к одной ячейке применяются два или более правил Условного форматирования , приоритет обработки определяется порядком их перечисления в Диспетчере правил условного форматирования . Правило, расположенное в списке выше, имеет более высокий приоритет, чем правило, расположенное в списке ниже. Новые правила всегда добавляются в начало списка и поэтому обладают более высоким приоритетом, однако порядок правил можно изменить в диалоговом окне при помощи кнопок со стрелками Вверх и Вниз .

Например, в ячейке находится число 9 и к ней применено два правила Значение ячейки >6 (задан формат: красный фон) и Значение ячейки >7 (задан формат: зеленый фон), см. рисунок выше. Т.к. правило Значение ячейки >6 (задан формат: красный фон) располагается выше, то оно имеет более высокий приоритет, и поэтому ячейка со значением 9 будет иметь красный фон. На Флажок Остановить, если истина можно не обращать внимание, он устанавливается для обеспечения обратной совместимости с предыдущими версиями EXCEL, не поддерживающими одновременное применение нескольких правил условного форматирования. Хотя его можно использовать для отмены одного или нескольких правил при одновременном использовании нескольких правил, установленных для диапазона (когда между правилами нет конфликта). Подробнее можно .

Если к диапазону ячеек применимо правило форматирования, то оно обладает приоритетом над форматированием вручную. Форматирование вручную можно выполнить при помощи команды Формат из группы Ячейки на вкладке Главная . При удалении правила условного форматирования форматирование вручную остается.

УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ и ФОРМАТ ЯЧЕЕК

Условное форматирование не изменяет примененный к данной ячейке Формат (вкладка Главная группа Шрифт, или нажать CTRL+SHIFT+F ). Например, если в Формате ячейки установлена красная заливка ячейки, и сработало правило Условного форматирования, согласно которого заливкая этой ячейки должна быть желтой, то заливка Условного форматирования "победит" - ячейка будет выделены желтым. Хотя заливка Условного форматирования наносится поверх заливки Формата ячейки, она не изменяет (не отменяет ее), а ее просто не видно.

ОТЛАДКА ПРАВИЛ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ

Чтобы проверить правильно ли выполняется правила Условного форматирования, скопируйте формулу из правила в любую пустую ячейку (например, в ячейку справа от ячейки с Условным форматированием). Если формула вернет ИСТИНА, то правило сработало, если ЛОЖЬ, то условие не выполнено и форматирование ячейки не должно быть изменено.

Вернемся к задаче 3 (см. выше раздел об относительных ссылках). В строке 4 напишем формулу из правила условного форматирования =A1

В тех столбцах, где результат формулы равен ИСТИНА, условное форматирование будет применено, а где ЛОЖЬ - нет.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ПРАВИЛАХ ССЫЛОК НА ДРУГИЕ ЛИСТЫ

До MS Excel 2010 для правил Условного форматирования нельзя было напрямую использовать ссылки на другие листы или книги. Обойти это ограничение можно было с помощью использования . Если в Условном форматирования нужно сделать, например, ссылку на ячейку А2 другого листа, то нужно сначала определить имя для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Условного форматирования . Как это реализовано См. файл примера на листе Ссылка с другого листа .

ПОИСК ЯЧЕЕК С УСЛОВНЫМ ФОРМАТИРОВАНИЕМ

• на вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с командой Найти и выделить ,
• выберите в списке пункт Условное форматирование .

Будут выделены все ячейки для которых заданы правила Условного форматирования.

ДРУГИЕ ПРЕДОПРЕДЕЛЕННЫЕ ПРАВИЛА

В меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек разработчиками EXCEL созданы разнообразные правила форматирования.

Чтобы заново не изобретать велосипед, посмотрим на некоторые их них внимательнее.

• Текст содержит… Приведем пример. Пусть в ячейке имеется слово Дрель Текст содержит …Если в качестве критерия запишем ре (выделить слова, в которых содержится слог ре ), то слово Дрель будет выделено.

Теперь посмотрим на только что созданное правило через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами...

Как видно из рисунка выше, Условное форматирование можно настроить выделять не только ячейки, содержащие определенный текст, но и не содержащие , начинающиеся с и заканчивающиеся на определенный текст. Кроме того, в случае условий содержит и не содержит возможно применение .

Пусть снова в ячейке имеется слово Дрель . Выделим ячейку и применим правило Текст содержит … Если в качестве критерия запишем р?, то слово Дрель будет выделено. Критерий означает: выделить слова, в которых содержатся слога ре, ра, ре и т.д. Надо понимать, что также будут выделены слова с фразами р2, рм, рQ , т.к. знак? означает любой символ. Если в качестве критерия запишем ?????? (выделить слова, в которых не менее 6 букв), то, соответственно, слово Дрель не будет выделено. Можно, конечно подобного результата добиться с помощью формул с функциями ПСТР() , ЛЕВСИМВ() , ДЛСТР() , но этот подход, согласитесь, быстрее.

• Повторяющиеся значения… Это правило позволяет быстро настроить Условное форматирование для отображения и повторяющихся значений. Под уникальным значением Условное форматирование подразумевает неповторяющееся значение, т.е. значение которое встречается единственный раз в диапазоне, к которому применено правило. Чтобы выделить уникальные значения (т.е. все значения без их повторов), то см. .
• Дата… На рисунке ниже приведены критерии отбора этого правила. Для того, чтобы добиться такого же результата с помощью формул потребуется гораздо больше времени.

• Значение ячейки. Это правило доступно через меню . В появившемся окне выбрать пункт форматировать ячейки, которые содержат. Выбор опций позволит выполнить большинство задач, связанных с выделением числовых значений.

Советую также обратить внимание на следующие правила из меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений.

• Последние 10 элементов .

Задача4 . Пусть имеется 21 значение, для удобства . Применим правило Последние 10 элементов и установим, чтобы было выделено 3 значения (элемента). См. файл примера , лист Задача4 .

Слова "Последние 3 значения" означают 3 наименьших значения. Если в списке есть повторы, то будут выделены все соответствующие повторы. Например, в нашем случае 3-м наименьшим является третье сверху значение 10. Т.к. в списке есть еще повторы 10 (их всего 6), то будут выделены и они.

Соответственно, правила, примененные к нашему списку: "Последнее 1 значение", "Последние 2 значения", ... "Последние 6 значений" будут приводить к одинаковому результату - выделению 6 значений равных 10.

Применение правила "Последние 7 значений" приведет к выделению дополнительно всех значений равных 11, .т.к. 7-м минимальным значением является первое сверху значение 11.

Аналогично можно создать правило для выделения нужно количества наибольших значений, применив правило Первые 10 элементов .

• Последние 10%

Рассмотрим другое родственное правило Последние 10% .

Обратите внимание, что на картинке выше не установлена галочка "% от выделенного диапазона". Эта галочка устанавливается либо в ручную или при применении правила Последние 10% .

В этом правиле задается процент наименьших значений от общего количества значений в списке. Например, задав 20% последних, будет выделено 20% наименьших значений.

Попробуем задать 20% последних в нашем списке из 21 значения: будет выделено шесть значений 10 (См. файл примера , лист Задача4) . 10 - минимальное значение в списке, поэтому в любом случае будут выделены все его повторы.

Задавая проценты от 1 до 33% получим, что выделение не изменится. Почему? Задав, например, 33%, получим, что необходимо выделить 6,93 значения. Т.к. можно выделить только целое количество значений, Условное форматирование округляет до целого, отбрасывая дробную часть. А вот при 34% уже нужно выделить 7,14 значений, т.е. 7, а с учетом повторов следующего за 10-ю значения 11, будет выделено 6+3=9 значений.

ПРАВИЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФОРМУЛ

Создание правил форматирования на основе формул ограничено только фантазией пользователя. Здесь рассмотрим только один пример, остальные примеры использования Условного форматирования можно найти в этих статьях: ; ; ; .

Предположим, что необходимо выделять ячейки, содержащие ошибочные значения:

• Выделите ячейки, к которым нужно применить Условное форматирование (пусть это ячейка А1 ).
• Вызовите инструмент Условное форматирование (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
• Выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

• В поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной » введите =ЕОШ(A1) – если хотим, чтобы выделялись ячейки, содержащие ошибочные значения, т.е. будут выделены #ЗНАЧ!, #ССЫЛКА!, #ДЕЛ/0!, #ЧИСЛО!, #ИМЯ? или #ПУСТО! (кроме #Н/Д)
• Выберите требуемый формат, например, красный цвет заливки.

Того же результата можно добиться по другому:

• Вызовите инструмент Условное форматирование (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
• Выделите пункт Форматировать только ячейки, которые содержат ;
• В разделе Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие: в самом левом выпадающем списке выбрать Ошибки.

Комментарии

Татьяна (не проверено)

Татьяна (не проверено)

Creator

Опять я. (не проверено)

Creator

Татьяна (не проверено)

Creator

Александр 555 (не проверено)

Creator

Напечатать